Verloskundige Echoscreening Zevenaar      0316-712022

Uitleg werkwijze VEZ met betrekking tot de
Algemene Verordening Gegevensbescherming

 

Deze notitie is een uitleg over de werkwijze van alle mensen werkzaam in het VEZ. En een uitleg hoe het echocentrum er voor zorgt dat persoonlijke informatie van klanten beveiligd is.

Iedere medewerker heeft een sleutel van het pand. De sleutel voor de spreekkamers zijn in het pand op een afgesloten plek aanwezig. De eigenaar van het pand beheert de sleutels. Er is hiervoor een lijst met namen en handtekeningen van de personen die een sleutel hebben. Mocht er een sleutel kwijt raken, dan worden alle sloten vervangen.

Post komt binnen via een afgesloten brievenbus. De conciërge zorgt ervoor dat de post bij de desbetreffende persoon aankomt.

Als de spreekkamer voor korte duur verlaten wordt, hoeft alleen de pc op “slaapstand” gezet te worden. Wordt de spreekkamer voor langere tijd verlaten dan moet ook de deur op slot gedaan worden.

Wachtwoorden voor PC, mailbox, Vrumun, VEZ evaluaties, Peridos en Zorgmail worden ieder ½ jaar vernieuwd. De echoscopist draagt zorg voor “eigen” wachtwoorden voor Vrumun en VEZ evaluaties.

J.Snelder zorgt voor vernieuwen van wachtwoorden voor: PC, Peridos, Zorgmail, de mailbox. Reminder om het wachtwoord te wijzigen en verificatie hiervan wordt door J.Snelder geregeld. Data van wijzigingen wachtwoorden worden in het jaarrapport vermeld. De eerste datum zal 25-5-2018 zijn. Het systeem Vrumun, Peridos en Zorgmail zijn ingericht op de nieuwe wet AVG.

Updates van Windows, Office en een virusscanner worden direct uitgevoerd als er een melding komt.

Cliëntgevoelige informatie op papier (denk ook aan echofoto’s) wordt altijd in een papierversnipperaar vernietigd. Oude verzamelde gegevens van jaarrapporten worden door een bedrijf dat hierin is gespecialiseerd vernietigd.

Bij calamiteiten m.b.t. het pand kan de eigenaar van het pand,Ton Snelder, gebeld worden op 06-……………. Bij vakantie zorgt hij voor vervanging. Indien het echo-appartaat of Vrumun niet werkt kan er contact opgenomen worden met: Wouter Went van Vrumun: 06-……… of Freek: 06 -…….. Tochiba/Canon (079-……..) echo apparaat op kamer 2 : Martijn van der Meijs: 06-……… Aloca / Biomedic: echo apparaat op kamer 1: José van der Grift: 06-…….. Voor problemen tijdens spreekuren kan Judith Snelder (eigenaar VEZ) bereikt worden op: 06-……..

In geval van nood, geen internet aanwezig, worden alle data op het echo- apparaat bewaard en later overgezet in Vrumun zodat echofoto’s volgens landelijk protocol bewaard kunnen blijven en er een echorapport geschreven kan worden voor verwijzer. De echoscopist die de echo heeft gemaakt is hier verantwoordelijk voor.

Mensen werkzaam in het VEZ:

  • Judith Snelder: echoscopist/verloskundige/eigenaar
  • Herma Veldhorst: echoscopist/verloskundige
  • Carolina Castro: echoscopist
  • Ton Snelder: eigenaar pand/ conciërge
  • Thea Loeters: praktijk ondersteuner/ assistente

Taken assistente:

  • Bereikbaarheid: Het VEZ is telefonisch en per mail bereikbaar: 06-25077086 of vez@deseventer.nl
    Beiden worden door de assistente “beheerd”. Zij regelt de inschrijvingen en het maken of verzetten van afspraken. Cliënten krijgen een mail ter bevestiging van de afspraak met daarbij een privacyverklaring en een link naar de website/document “ werkwijze VEZ” . Alleen de verloskundigenpraktijk Montferland Wehl heeft ook toegang om eigen cliënten in te schrijven en afspraken te maken. Zij hanteren dezelfde werkwijze.
  • Verzenden van declaraties en controleren op geweigerde declaraties.
  • Verwerking gegevens Peridos NT en SEO
  • Verzorgen van retourinformatie (mail naar cliënt sturen en invullen van informatie op de verwijzing die bewaard is bij de agenda). Bij bijzonderheden de ingevulde verwijsbrief in juiste dossierklapper.
  • Bestellen drukwerk, disposables etc.

Taken echoscopistes:

  • Maken van een echo.
  • Schrijven van het echo rapport.
  • Archiveren van het rapport bij bijzonderheden en archiveren van de agenda.
  • Versturen van de rapporten naar verwijzers.
  • Regelen van vervolgafspraken na het vinden van afwijkingen en het doorsturen van het echorapport en de verwijzing naar het desbetreffende ziekenhuis.
  • Na het versturen van alle rapporten “orfeus.doc” leeg maken op de PC.
  • Leeg gooien van de prullebak op de PC na ieder spreekuur.
  • Schoonmaken van het echo-apparaat.
  • Aangeven indien er spullen besteld moeten worden.

Taken eigenaar J.Snelder:

  • Zorgdragen voor continuïteit van de echospreekuren (voldoende echoscopistes en voldoende ruimte en apparatuur beschikbaar).
  • Zorgdragen voor uitvoering wetgeving (privacy wetgeving, regeling rondom uitvoering SEO, NT e.a. echo’s).
  • Zorgdragen voor de financiële deel (bankzaken, contracten zorgverzekeraars, helpen bij problemen met declareren).
  • Zorgdragen van wachtwoorden.
  • Verantwoordelijkheid datalekken (analyseren en actie ondernemen).
  • Verzorgen van jaarverslagen.
  • Zorgdragen voor hands-on trainingen.
  • Er van gewissen dat echoscopistes voldoende aantallen echo’s maken en kwaliteit bieden.
    Dit wordt gerealiseerd door:
    • met enige regelmaat samen SEO’s door te nemen (ad hoc) en de evaluaties van cliënten te bekijken en bespreken
    • korte lijntjes te houden met verwijzers over de tevredenheid over de geleverde zorg
    • ervan vergewissen dat de echoscopistes lid zijn van de BEN en (indien noodzakelijk) KNOV
    • jaarlijks vergewissen van de gevolgde nascholingen van de echoscopistes (deze worden ook in het jaarrapport vermeld)
    • wekelijks versturen van korte enquete naar cliënt om tevredenheid te evalueren

Taken eigenaar pand/ conciërge T. Snelder:

  • Beheer pand
  • Zorgdragen voor de post
  • Zorgdragen voor wachtkamer: koffie/thee, toiletten/algemene hygiëne etc.
  • Zorgdragen voor accurate internetverbinding

Werkwijze spreekuren:
Bij aanvang van het spreekuur wordt er 1 agenda afgedrukt. Hierop kunnen notities worden gemaakt zoals mailadres, tel.nummers e.a. persoonsgegevens. Deze zijn o.a. nodig voor het versturen van de evaluatie maar ook voor het verwerken van de combinatietest gegevens in Peridos (uitleg Peridos onderaan deze notitie, bijlage 1). Voor het nabellen van de uitslag van de combinatietest. Alle verwijzingen ( inclusief privacyverklaring) worden voorzien van telefoonnummer en mailadres. Deze formulieren worden bij iedere uitdraai van de agenda bewaard voor de verweking van gegevens na de geboorte. Bij het vinden van bijzonderheden wordt dit tevens op de uitdraai van de agenda genoteerd en op de verwijzing. Op deze manier wordt het verzamelen van informatie, nodig voor het jaarverslag, vergemakkelijkt.

Zowel de agenda als andere archief klappers worden in een afgesloten kast bewaard in de spreekkamer.

Iedere cliënt heeft een verwijzing bij zich. Hier zal bij binnenkomst naar gevraagd worden. Op deze manier weet de echoscopist dat cliënt gecounseld is. De echoscopist vraagt of het duidelijk is wat het echo-onderzoek inhoudt en geeft daarnaast nog kort uitleg over het onderzoek. Er zal onder andere uitleg gegeven worden over de beperking van het onderzoek. Niet iedere afwijking is echosopisch zichtbaar. Er wordt ook uitleg gegeven over de privacyverklaring op de achterkant van de verwijzing. Met deze verklaring wordt toestemming verleent voor het gebruik van gegevens voor het jaarverslag, scholing, koppeling met Peridos en de Dicom opslag van de foto’s (*uitleg Dicom opslag echofoto’s zie bijlage 4). De verklaring zal door de cliënt en de echoscopist getekend worden. Cliënt krijgt indien gewenst de foto’s mee op usb.

Het gebruik van echofoto’s en of echorapporten in of buiten het VEZ: Echofoto’s en of rapporten kunnen gebruikt worden voor interne leerdoeleinden en jaarverslagen. Persoonsgegevens zullen in deze nooit te achterhalen zijn ( naam, geboortedatum, adres etc.) Indien foto’s voor extern gebruik is (dus buiten het VEZ gebruikt zou worden) worden alle foto’s geanonimiseerd. Een voorbeeld hiervan is de de SPN (de vergunninghouder voor SEO en NT echocentra). Zij vragen jaarlijks “ad hoc” beelden op per echoscopist om zo de kwaliteit van de echocentra te garanderen. Indien foto’s voor de website gebruikt zouden worden, wordt hier expliciet toestemming voor gevraag. Alle foto’s zijn ook dan geanonimiseerd. Echofoto’s van cliënt worden niet aan anderen verzonden. Foto’s zullen ook niet per mail naar cliënt verzonden worden.

Bij de combinatietest wordt voor aanvang van het onderzoek vermeld dat het onderzoek voor eigen kosten is. De procedure van de combinatietest wordt ook uitgelegd: Alleen in geval van een verdikte NT of afwijkende echo bevindingen zal de echosopist zelf de verwijzing naar de PND van het Radboud ziekenhuis regelen (telefonisch afspraak maken en verwijzing + rapport per zorgmail versturen, cc naar verwijzer). Ook dan zal direct de verwijzer ingelicht worden voor verdere begeleiding. Bij alleen een verhoogd risico zonder echo-afwijkingen zal de verdere counseling en zorg voor verwijzingen door de verwijzer geregeld worden.

In Vrumun kunnen medewerkers via de agenda in het dossier van de cliënt komen. Er wordt eerst een COV check (*uitleg COV check zie bijlage 3) gedaan en aan de rechterkant een kolom afgevinkt:

  • COV gecontroleerd
  • verwijzende praktijk ingevoerd
  • verwijzing ontvangen
  • beperking echo besproken

Mailadres en naam wordt gecontroleerd. Echo- onderzoek wordt aangeklikt. Uitvoerder is de echoscopist, verwijzende praktijk wordt aangeklikt, of cliënt toestemming geeft voor uitwisseling gegevens wordt aangeklikt en lengte en gewicht wordt ingevuld. Echo onderzoek kan beginnen.

Op het echo-apparaat wordt cliënt gekoppeld zodat alle gegevens overgedragen kan worden van echo-apparaat naar Vrumun. Naam choscopist worden ingevuld, uitgerekende dd en G/P/A wordt ingevuld=> echo onderzoek kan gestart worden.

Alle verplichte beelden NVOG-protocol, worden vastgelegd. Bij voorkeur ook van commentaar voorzien. Ciënt en partner worden tijdens de echo uitleg gegeven. Zowel bij het vinden van een afwijking maar ook bij twijfel worden cliënt en partner ingelicht. Indien revisie noodzakelijk is wordt dit dezelfde week gerealiseerd. De afspraak wordt door de echoscopist zelf ingepland. Aan het eind van het onderzoek wordt gevraagd of er nog vragen zijn. En deze worden naar kunnen beantwoord.

Het echorapport wordt door de echoscopist aan het einde van het spreekuur digitaal naar verwijzer gestuurd. Dit gaat via Zorgmail. Zorgmail is een beveiligde mailbox waar onder andere medici veilig cliënt gegevens kunnen uitwisselen.

Verwijzing voor een GUO wordt ook door de echoscopist geregeld. De verwijzende praktijk wordt hierover ingelicht zodat verdere begeleiding in de “eigen” praktijk kan plaatsvinden. Het rapport van het SEO of de combinatietest wordt naar het Radboud ziekenhuis in Nijmegen of het Rijnstate ziekenhuis in Arnhem gemaild (via Zorgmail) inclusief de verwijzing. Een cc wordt naar verwijzer gestuurd. Na het vinden van een afwijking draagt de echosopist zelf zorg voor het compleet maken van het dossier.

ARCHIVERING:

Er liggen archiefklappers op locatie voor:

  • agenda
  • verhoogde risico’s combinatietest
  • verwijzing voor guo
  • advies placenta lokalisatie
  • revisie pyela
  • sonomarkers
  • groei advies
  • bijzonderheden: met onder andere: * insertie navelstreng * placenta *indicatie GUO=> gekozen voor SEO …

In het buro op kamer 2 liggen verwijsbrieven van cliënten die de combinatietest hebben gehad. Kamer 2 wordt altijd gebruikt voor de combinatietesten.

De echosopist zal ook zorgen voor het opruimen en schoonmaken van het echo-apparaat. De gelflessen worden aangevuld. Ook wordt er dan gekeken of er spullen moeten worden besteld en dit wordt door gegeven aan Thea Loeters. Bij het afsluiten van de pc worden documenten en of foto’s verwijderd en de “prullebak” wordt leeg gemaakt.

Printer: Eens in de zoveel tijd moeten de printerkoppen worden gereinigd. Dit is op het moment dat de printer niet meer duidelijk/scherp print. Op het bureaublad van de PC staat een icoontje met “reinigen printer koppen”. Hier wordt stap voor stap duidelijk gemaakt hoe dit gedaan moet worden. Dit neemt een minuut of 10 in beslag.

Judith Snelder draagt zorg voor de jaarcijfers.

 

BIJLAGEN

  • Bijlage 1: Peridos
  • Bijlage 2: maildocument voor retourinformatie
  • Bijlage 3: COV check
  • Bijlage 4: Dicom opslag echofoto’s
  • Bijlage 5: Recht op vergetelheid
  • Bijlage 6: Dataportabiliteit

Bijlage 1: Peridos

Als u deelneemt aan prenatale screening (combinatietest, NIPT of 20-weken echo) worden uw gegevens automatisch opgenomen in een landelijke database (Peridos), die bedoeld is om de kwaliteit van de prenatale screening te bewaken en verder te optimaliseren.

Als u NIET wilt dat uw gegevens worden opgenomen in Peridos, kunt u dit bij uw verloskundige zorgverlener aangeven tijdens het informatiegesprek waarin zij uitleg geven over de prenatale screening.

Hieronder volgt de letterlijke tekst van de folders "Combinatietest" en "Structureel Echoscopisch Onderzoek" met betrekking tot het gebruik van uw gegevens in Peridos als u ergens in Nederland deelneemt aan prenatale screening:

"Als u besluit deel te nemen aan de screening worden uw gegevens gebruikt. Deze gegevens zijn nodig om een diagnose te kunnen stellen en eventueel een behandeling aan te bieden en om de kwaliteit van de zorgverlening te waarborgen. Die gegevens worden vastgelegd in uw eigen zorgdossier en in een databank genaamd Peridos. Dit is een systeem waar alle zorgaanbieders gebruik van maken die bij de prenatale screening in Nederland betrokken zijn. Maar alleen zorgaanbieders die bij uw screening betrokken zijn, kunnen uw gegevens raadplegen. Het systeem is optimaal beveiligd om uw privacy te waarborgen. Ook het Regionaal Centrum kan indien noodzakelijk bij de gegevens in Peridos. Het Regionaal Centrum coördineert het screeningsprogramma en bewaakt de kwaliteit van de uitvoering door alle betrokken zorgverleners. Daarvoor heeft het een vergunning van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). De screening moet aan landelijke kwaliteitsnormen voldoen. Het Regionaal Centrum bewaakt de kwaliteit onder andere aan de hand van de gegevens in Peridos. Ook de zorgverleners zelf zijn bezig met kwaliteitsbewaking. Soms moeten zij daarvoor onderling gegevens vergelijken. Uw zorgverlener kan u meer informatie geven over de bescherming van uw gegevens. Als u dit wilt, kunnen na afloop van de screening uw persoonlijke gegevens uit Peridos worden verwijderd. Zeg dit dan tegen uw verloskundig zorgverlener. Anderen dan uw zorgaanbieders en het Regionaal Centrum kunnen niet bij uw persoonlijke gegevens. Voor statistieken, bijvoorbeeld hoeveel zwangeren van de prenatale screening gebruik maken, worden uitsluitend anonieme gegevens gebruikt. Dit betekent dat de gegevens op geen enkele wijze tot u als persoon te herleiden zijn. Ook niet door degenen die de statistieken opstellen. Dat geldt ook voor wetenschappelijk onderzoek. Om de prenatale screening steeds opnieuw te verbeteren, is wetenschappelijk onderzoek nodig. Wetenschappelijk onderzoek vindt uitsluitend met anonieme gegevens plaats. Indien uw gegevens toch noodzakelijk zijn voor het wetenschappelijk onderzoek zal hiervoor uitdrukkelijk uw toestemming worden gevraagd. Uiteraard heeft uw beslissing geen enkele invloed op de manier waarop u voor, tijdens of na de screening wordt behandeld."

Bijlage 2: Email retourinformatie

Mail naar klant om gegevens op te vragen over de gezondheid van de baby:

Beste Mw……….. Bij de echo in ons echocentrum VEZ op dd: ..-..-…. hebben we verteld dat er na de geboorte van het kindje een mail gestuurd zou worden. Wij willen namelijk graag weten wanneer de baby is geboren, het geboorte gewicht en of er bijzonderheden waren. Deze informatie is belangrijk voor het maken van een jaarrapport. In het jaarrapport kunnen we onder andere onze kwaliteit aantonen. Het zou fijn zijn als onderstaande vragenlijst ingevuld kan worden. Deze informatie wordt anoniem verwerkt en alleen voor ons jaarverslag gebruikt. Na verwerking worden deze gegevens verwijderd/vernietigd. Bij hoeveel weken zwangerschap was de bevalling: De geboorte datum baby: Is er een zoon of dochter geboren: Het geboortegewicht van de baby: Waren er bijzonderheden in de zwangerschap: Waren er bijzonderheden bij de bevalling (ook bijzonderheden bij de placenta): Waren er bijzonderheden in kraambed: Als we bij de echo bijzonderheden hebben gezien, kloppen deze dan achteraf? Als we bij de echo géén bijzonderheden hebben gezien, klopt dit dan ook achteraf? Wij bedanken voor de medewerking. Hartelijke groeten, Thea Loeters, assistente VEZ

 

Bijlage 3: COV check, Controle op Verzekeringsrecht

Met Controle op Verzekeringsrecht (COV) gaan zorgaanbieders na bij welke zorgverzekeraar de patiënt is ingeschreven voor de basisverzekering en/of een aanvullend pakket. Deze gegevens worden beschikbaar gesteld door de zorgverzekeraars, COV is bedoeld als een controlemiddel voorafgaand aan het declareren. De kans is klein dat een declaratie bij een verkeerde zorgverzekeraar wordt ingediend na gebruik van COV.

 

Bijlage 4: Dicom opslag en het bewaren van het echorapport

Bij het maken van medische echo zijn we verplicht de echobeelden op te slaan. De beelden en het echorapport worden in het computersysteem van het echocentrum, Vrumun genaamd, opgeslagen en worden minimaal 10 jaar lang bewaard. Dicom is een bestandsnaam. Net zoals een pdf bestand.

 

Bijlage 5: Recht op vegetelheid

In Artikel 17 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is het zogeheten recht op vergetelheid opgenomen. Dit recht houdt in dat organisaties in een aantal gevallen persoonsgegevens moeten wissen als een betrokkene (diegene van wie de organisatie gegevens verwerkt) erom vraagt.
Voorwaarden recht op vergetelheid

Het recht op vergetelheid geldt niet altijd. Alleen in de volgende situaties is het recht op vergetelheid van toepassing: • Niet meer nodig De organisatie heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor de organisatie ze heeft verzameld of waarvoor de organisatie ze verwerkt. • Intrekken toestemming De betrokkene heeft eerder (uitdrukkelijke) toestemming gegeven aan de organisatie voor het gebruik van zijn gegevens, maar trekt die toestemming nu in. • Bezwaar De betrokkene maakt bezwaar tegen de verwerking. Er geldt op grond van artikel 21 van de AVG een absoluut recht van bezwaar tegen direct marketing. En een relatief recht van bezwaar als de rechten van de betrokkene zwaarder wegen dan het belang van de organisatie om de persoonsgegevens te verwerken. • Onrechtmatige verwerking De organisatie verwerkt de persoonsgegevens onrechtmatig. Bijvoorbeeld omdat er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking. • Wettelijk bepaalde bewaartermijn De organisatie is wettelijk verplicht om de gegevens na bepaalde tijd te wissen. • Kinderen De betrokkene is jonger dan 16 jaar en de persoonsgegevens zijn verzameld via een app of website (‘dienst van de informatiemaatschappij’).

Verschil met nu

Het recht op vergetelheid lijkt op het huidige recht op correctie en verwijdering (artikel 36 van de Wet bescherming persoonsgegevens). Maar het recht op vergetelheid is breder. Het recht is niet meer – zoals nu – beperkt tot het verwijderen van objectief onjuiste gegevens, onvolledige gegevens of niet ter zake doende gegevens. • Wanneer geldt het recht op vergetelheid uit de AVG niet? De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) noemt een aantal omstandigheden waarin het recht op vergetelheid niet geldt: • De verwerking is noodzakelijk om het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie uit te oefenen. Daarmee doet de AVG recht aan het principe dat privacy en vrijheid van meningsuiting gelijkwaardige grondrechten zijn. • De organisatie verwerkt de gegevens omdat er een wettelijke verplichting is om dat te doen. • De organisatie verwerkt de gegevens om openbaar gezag of een (wettelijk vastgelegde) taak van algemeen belang uit te oefenen. • De organisatie verwerkt de gegevens voor een taak van algemeen belang op het gebied van de volksgezondheid. • De organisatie moet de gegevens in het algemeen belang archiveren. • De gegevens zijn noodzakelijk voor een rechtsvordering.

Algemene uitzonderingen privacyrechten Daarnaast is in artikel 23 van de AVG een aantal algemene uitzonderingen opgenomen op de rechten van betrokkenen. Dit artikel lijkt op het huidige artikel 43 van de Wet bescherming persoonsgegevens. Het artikel biedt organisaties de mogelijkheid om in bijzondere omstandigheden geen gehoor te geven aan verzoeken van betrokkenen. Zij moeten dan voor dat verzoek een belangenafweging maken waaruit blijkt dat hun belangen (of de rechten en vrijheden van anderen) zwaarder wegen dan het privacyrecht van de betrokkene. Het is bijvoorbeeld niet de bedoeling dat betrokkenen met een beroep op hun rechten sporen van crimineel gedrag wissen. Omdat het VEZ medische echo’s maakt en hiermee wettelijk verplicht is rapporten en echofoto’s te bewaren is de mogelijkheid van “het recht op vergetelheid” zeer beperkt.

 

Bijlage 6: Dataportabiliteit

Onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) krijgen mensen het recht op dataportabiliteit, oftewel overdraagbaarheid van persoonsgegevens. In de AVG (artikel 20) heet dit het 'recht om gegevens over te dragen'. Het houdt in dat mensen het recht hebben om de persoonsgegevens te ontvangen die een organisatie van hen heeft. Zo kunnen zij (de klant) hun gegevens bijvoorbeeld makkelijk doorgeven aan een andere leverancier van dezelfde soort dienst. Ook kunnen mensen vragen om gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie. Guidelines dataportabiliteit De Europese privacytoezichthouders hebben in april 2017 de (definitieve) Guidelines on the right to data portability gepubliceerd die meer uitleg geven over het recht op dataportabiliteit. Er is ook een officiële Nederlandse vertaling van de guidelines dataportabiliteit beschikbaar.